برنامج إدارة الغرف
الغرف أو الوحدات السكنية هي القاعدة الأساسية للفندق لذا فأن إدارتها بطريقة فعاله وسريعة تضمن رضاء العميل وتشغيل الفندق على أعلى مستويات التشغيل مع عدم التأثير على رضاء العميل مما يضعك في مكان متقدم على المنافسين. لذلك وفر نظام سهل طريقة سهلة الاستخدام لإدارة الغرف بداية من تعريف الغرفة فعند تنزيل النظام وتعريف غرف الفندق فإن التعريف يشمل على مايلي
اسم الوحدة مثلا: 101 - 202 - 303
سعر الوحدة الرئيسي - هذا السعر يكون محدد مسبقاً ويمكن عمل خصم عليه مع إمكانية متابعة الخصومات ومعرفة الأرباح التشغيلية للفندق
نوع الوحدة - تكون عادة في الفنادق: سريرين، سرير واحد، جناح. أما في الشقق المفروشة فتكون: غرفة وصالة، غرفتين وصالة أو ثلاث غرف. ويمكن تعريف نوع الوحدة على حسب نوع الوحدات الموجودة
ملاحظات - يمكن كتابة أي ملاحظة مثل تم تغيير الأثاث أو أي ملاحظة تسهل لموظف الأستقبال شرح مزايا الوحدة للنزيل
حالة الوحدة
عند تشغيل الوحدات السكنية وخاصة في أوقات الذروة تصبح عملية إدارة وحجز ونظافة وصيانة الغرف صعبة ، لذلك تم مراعاة حالة الغرف في نظام سهل بالطريقة التالية
مشغولة: أي أن الوحدة مستأجرة والنزيل موجود بها حالياً
تحتاج الى نظافة: أي الوحدة تحتاج الى نظافة ويتم التعرف تلقائيا على الوحدات التي تحتاج الى نظافة بالطرق التالية
في حالة خروج نزيل من غرفة فأن وضع الغرفة يتحول الى وضع النظافة أتوماتيكيا
في حالة كان النزيل بها لفترة تزيد عن ثلاث أيام أو حسب المدة المحدة
تجاوزت وقت المغادرة: في حالة تجاوز النزيل وقت المغادرة فإن حالة الوحدة تتحول أتوماتيكيا الى هذا الوضع لأخذ الأجراء اللازم
تحتاج الى صيانة: عندما تكون الوحدة تحتاج الى صيانة يتم تغير الغرفة الى هذا الوضع للتأكيد على موظف الأستقبال عن حالة الغرفة
مقفلة: اذا أراد مدير الوحدة اقفال أي وحدة عن التأجير من الممكن وضع الوحدة في وضع الأقفال وبهذه الطريقة لايستطيع موظف الأستقبال تأجير الوحدة
محجوزة: وهذا الوضع يكون في حالة أن الوحدة محجوزة ولم يأتي النزيل الى هذه اللحظة
جاهزة للتسكين: وهذه الحالة حينما تكون الوحة خالية ونظيفة وجاهزة لأستقبال النزيل
جميع الحالات السابقة ذكرها تم اضافة عنصر الألوان عليها ليسهل التفريق بين وحدة وأخرى فمثلا حالة جهازة للتسكين تكون باللون الأخضر بينما تجاوز وقت المغادرة تكون باللون الأحمر وهكذا
التأجير
تأجير الوحدات هي أحدى أهم الخطوات التي يجب أن تتم بكل سهولة وسرعة مع مراعاة جانب التوثيق بين النزيل و المؤجر لذلك وفر نظام سهل طريقة حديثة ومبتكرة في طريقة التأجير تضمن السرعة والسهولة في مراجعة الحسابات من خلال الخطوات التالية
يتم التأكد أن حالة الغرفة هي:: جاهزة للتسكين
بمجرد الضغط على أيقونة الغرفة يتم ادخال بينات النزيل ويكون السعر الأساسي موجود. مع ملاحظة أنه اذا كان النزيل عميل سابقة فإن بيناته تكون موجودة وكاملة
يحدد تاريخ الخروج أو عدد الليالي المستأجرة. وكذلك قيمة الخصم للنزيل اذا وجد
بمجرد الظغط على موافق فإن العقد يطبع تلقائيا وكذلك سند القبض بالقيمة التي دفعها النزيل وتتحول حالة الغرفة الى مشغولة أتوماتيكيا
بهذه الخطوات السهلة فأن تأجير الغرفة الوحدة سيكون سريع جدا. كذلك تم مراعا أنه في حالة أراد النزيل استأجار أكثر من وحدة فأنه تتم ادخال بيناته مرة وحدة واضافة الغرف كلها في عقد واحد في حالة رغبة النزيل بذلك
المغادرة
عند مغادرة النزيل فإن الخطوات تكون سهلة جدا
بعد قراءة بطاقة النزيل لكي تتم معرفة رقم الوحدة التي كان نازلا بها الضغط على مغادرة وبعد ذلك يتكفل النظام بما يلي
طباعة فاتورة النزيل وهي تحتوي على جميع المستحقات التي علية مما يلي
قيمة ايجار الغرفة
قيمة المكالمات بأنوعها
قيمة الطلبات الأضافية مثل: المغسلة، البقالة وما الى ذلك
طباعة سند صرف في حالة بقي للنزيل مبلغ تأمين أو زيادة
طباعة سند قبض في حالة بقي على النزيل مبلغ معين
تغيير حالة الى الغرفة الى حالة - تحتاج الى نظافة
خدمة الغرف
تم مراعاة إدارة خدمات الغرف من نظافة وما الى ذلك. وذلك بتقسيم المبنى الى طوابق وامكانية اعطاء بطاقة لكل دور بحيث تكون البطاقة مع موضف خدمات الغرف المسؤول عن الدور مما يسهل الخدمة السريعة